Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Parteien und Gegenstand

Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AVV“) wird zwischen dem bei Tavorino registrierten Unternehmen („Verantwortlicher“) und Marvin Jäger, handelnd unter „Marvin Jäger Web Solutions“, Kirchhellener Str. 70a, 45966 Gladbeck, Deutschland („Auftragsverarbeiter“), geschlossen. Sie ergänzt den Nutzungsvertrag und die AGB. Bei Widersprüchen geht diese AVV für die Auftragsverarbeitung vor.

Die AVV gilt, soweit Tavorino bei der Bereitstellung des Dienstes personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, insbesondere Daten von Restaurantgästen, Interessenten, Beschäftigten oder sonstigen Kontaktpersonen. Für Verarbeitungen, bei denen Tavorino selbst Verantwortlicher ist, gilt die Datenschutzerklärung.

2. Laufzeit und Weisungen

Die AVV beginnt mit ihrer elektronischen Annahme und gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags beziehungsweise solange Tavorino personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Tavorino verarbeitet diese Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, soweit keine gesetzliche Verarbeitungspflicht besteht. In diesem Fall informiert Tavorino den Verantwortlichen vor der Verarbeitung, sofern das Gesetz dies nicht untersagt.

Die Nutzung und Konfiguration des Dienstes sowie Weisungen in Textform gelten als dokumentierte Weisungen. Hält Tavorino eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, wird der Verantwortliche unverzüglich informiert und die Ausführung darf bis zur Klärung ausgesetzt werden. Weisungen und datenschutzrechtliche Anliegen können an tavorinoapp@gmail.com übermittelt werden; bei Zweifeln an der Berechtigung wird die Identität des Weisungsgebers geprüft.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Gegenstand ist die Speicherung, Organisation, Anzeige, Übermittlung, Änderung, Bereitstellung, Sicherung und Löschung von Daten, soweit dies für die gebuchten Funktionen erforderlich ist. Zwecke sind insbesondere die Verwaltung und Abwicklung von Reservierungen, Bestellungen, Kundenanfragen, Restaurant-Webseiten, Speisekarten, Tischplänen, Benachrichtigungen und Supportfällen sowie der sichere technische Betrieb des Dienstes.

4. Daten und betroffene Personen

Kategorien betroffener Personen

Gäste, Besteller, Reservierende, Interessenten und sonstige Kontaktpersonen des Verantwortlichen sowie dessen Beschäftigte und eingesetzte Nutzer.

Datenkategorien

Stamm- und Kontaktdaten, Reservierungs- und Bestelldaten, Kommunikations- und Inhaltsdaten, Restaurant- und Konfigurationsdaten, Nutzungs-, Protokoll-, Geräte- und Sicherheitsdaten. Freitextfelder können im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten, etwa freiwillig mitgeteilte Allergie-, Gesundheits- oder Barrierefreiheitshinweise. Der Verantwortliche darf solche Daten nur eingeben, wenn dies rechtmäßig und für den vereinbarten Zweck erforderlich ist.

5. Pflichten von Tavorino

Tavorino verpflichtet sich insbesondere,

• nur befugte und zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen einzusetzen,
• die technischen und organisatorischen Maßnahmen aus Anlage 2 aufrechtzuerhalten,
• den Verantwortlichen bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen angemessen zu unterstützen,
• Verletzungen des Schutzes auftragsverarbeiteter Daten unverzüglich nach Bekanntwerden mitzuteilen,
• erforderliche Informationen zum Nachweis der Pflichten bereitzustellen und angemessene Prüfungen zu ermöglichen sowie
• gesetzliche Kontroll- und Mitwirkungspflichten zu erfüllen.

Betroffenenanfragen zu im Auftrag verarbeiteten Daten leitet Tavorino unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet sie nur auf dessen Weisung, soweit keine gesetzliche Pflicht besteht. Die Meldung eines Datenschutzvorfalls enthält die jeweils verfügbaren Informationen zu Art und Umfang, betroffenen Daten und Personen, wahrscheinlichen Folgen, Ansprechpartner und ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Fehlende Angaben werden nachgereicht.

Unterstützung, die durch eine Pflichtverletzung von Tavorino verursacht wurde, erfolgt ohne gesonderte Vergütung. Für darüber hinausgehenden außergewöhnlichen Aufwand kann eine vorher vereinbarte, angemessene Vergütung verlangt werden.

6. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Erfüllung der Informationspflichten, die Wahrung der Betroffenenrechte und die Erteilung rechtmäßiger Weisungen verantwortlich. Er konfiguriert Zugriffe sorgfältig, hält Zugangsdaten geheim und informiert Tavorino unverzüglich über erkannte Unregelmäßigkeiten oder Datenschutzverletzungen.

7. Unterauftragnehmer

Der Verantwortliche erteilt Tavorino die allgemeine Genehmigung, Unterauftragnehmer einzusetzen. Die bei Vertragsschluss eingesetzten Unternehmen sind in der Unterauftragnehmerliste aufgeführt. Tavorino verpflichtet Unterauftragnehmer mindestens zu gleichwertigen Datenschutzpflichten.

Über beabsichtigte neue oder ersetzte Unterauftragnehmer informiert Tavorino mindestens 14 Tage vor deren Einsatz per E-Mail oder im Konto. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus nachvollziehbaren datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Kann keine zumutbare Lösung gefunden werden, darf der Verantwortliche die betroffene Leistung zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

8. Drittlandübermittlungen

Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln. Tavorino stellt hierzu auf Anfrage verfügbare Nachweise bereit. Soweit gesetzlich erforderlich, werden ergänzende Schutzmaßnahmen und Bewertungen des Übermittlungsrisikos dokumentiert. Eine bloße Nennung eines Anbieters oder eines Vertragslinks ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Ende der Auftragsverarbeitung löscht oder gibt Tavorino die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück und löscht vorhandene Kopien, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die Wahl und ein Rückgabeverlangen können an tavorinoapp@gmail.com übermittelt werden. Eine Datenrückgabe erfolgt in einem gängigen maschinenlesbaren Format über einen mit dem Verantwortlichen abgestimmten sicheren Weg. Eine gewünschte Rückgabe ist vor der endgültigen Löschung mitzuteilen; die gesetzlichen Rechte des Verantwortlichen bleiben unberührt.

Bei einem Anbieterwechsel gilt ergänzend die gesicherte Abruffrist nach Ziffer 7.3 der AGB. Die Abrufkopie dient ausschließlich der vereinbarten Datenrückgabe und wird nach Ablauf der Frist gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Bei einer regulären Kontolöschung werden die aktiven Kontodaten nach der in den AGB beschriebenen 30-Tage-Frist und nach vollständigem Aboende im nächsten Verarbeitungslauf entfernt. Für personenbezogene Reservierungs-, Bestell-, Anfrage- und Supportdaten gelten zusätzlich die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Anonymisierungsfristen. Eine abweichende zulässige Löschweisung wird gesondert bearbeitet; die technische Kontolöschfrist beschränkt die Weisungsrechte nicht.

Soweit Daten in Sicherungskopien verbleiben, werden diese gegen reguläre Nutzung gesperrt. Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht oder überschrieben. Die Löschung eines Datensatzes im aktiven System wird nicht automatisch auf jede ältere Sicherungskopie übertragen; verbleibende Kopien unterliegen bis zu ihrem Ablauf diesen Beschränkungen. Bei einer Wiederherstellung werden bereits ausgeführte Löschungen erneut berücksichtigt, bevor die betroffenen Daten wieder regulär genutzt werden. Gesetzlich aufzubewahrende Daten bleiben auf den jeweiligen Aufbewahrungszweck beschränkt. Auf Anfrage wird die Ausführung der Rückgabe oder Löschung bestätigt.

10. Nachweise und Prüfungen

Tavorino stellt dem Verantwortlichen die zur Prüfung der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung. Eine Vor-Ort-Prüfung ist nach angemessener Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten zulässig, wenn Dokumente oder andere Nachweise nicht ausreichen. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden sind zu schützen. Prüfungen dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.

Anlage 1: Beschreibung des Auftrags

Gegenstand

Bereitstellung der webbasierten Tavorino-Restaurantsoftware.

Dauer

Dauer des Nutzungsvertrags einschließlich technisch erforderlicher Lösch- und Sicherungsfristen.

Zweck, Daten und Personen

Wie in den Ziffern 3 und 4 beschrieben; der konkrete Umfang ergibt sich aus den vom Verantwortlichen aktivierten Funktionen und eingegebenen Daten.

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugang, Authentifizierung und Berechtigungen

Restaurantkonten sind passwortgeschützt und werden erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse für die Anmeldung freigeschaltet. Passwörter werden als gesalzene bcrypt-Hashes gespeichert. Anmeldeversuche werden nach IP-Adresse, E-Mail-Adresse und deren Kombination begrenzt. Passwortänderungen machen zuvor ausgestellte Sitzungen beim nächsten geschützten Zugriff ungültig.

Geschützte Serverfunktionen prüfen die Sitzung, die Rolle und die Berechtigung für das betreffende Restaurant. Restaurantdaten werden logisch über die Zuordnung zum jeweiligen Nutzerkonto getrennt. Administrative Zugriffe sind auf die hierfür eingerichteten Rollen und die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten beschränkt. Bei öffentlichen Gastfunktionen werden die vorgesehenen Reservierungs- oder Bestellschlüssel beziehungsweise die öffentlich freigegebenen Restaurantdaten verwendet.

Übertragung und Schutz der Anwendung

Für den produktiven Webzugriff ist verschlüsselte HTTPS-Übertragung vorgesehen. Die Anwendung setzt Sicherheitsheader, insbesondere HSTS, eine Content Security Policy, Schutz gegen MIME-Sniffing und Frame-Einbettung außerhalb der vorgesehenen Widgets. Geschützte API-Antworten werden mit Cache-Control: private, no-store ausgeliefert. API-Schlüssel und andere technische Geheimnisse werden über serverseitige Umgebungsvariablen eingebunden und nicht als Teil der Benutzeroberfläche ausgeliefert.

Nachvollziehbarkeit und Datenminimierung

Sicherheits- und verwaltungsrelevante Vorgänge sowie technische Fehler werden mit zweckbezogenen Audit- und Fehlerprotokollen erfasst. Der Zugriff darauf ist rollenbezogen beschränkt. Personenbezogene Inhalte werden nach den in der Datenschutzerklärung beschriebenen Fristen anonymisiert oder gelöscht. Gastzugangslinks werden im Browser im Sitzungsspeicher des jeweiligen Tabs verwaltet; abgelaufene Einträge werden beim nächsten Zugriff entfernt.

Löschung, Rückgabe und Vorfallbearbeitung

Für reguläre Reservierungs- und Bestelldaten ist eine Anonymisierung 30 Tage nach Ablauf des jeweiligen Datensatzes vorgesehen, für abgeschlossene Anfragen und geschlossene Supportfälle 30 Tage nach Abschluss beziehungsweise Schließung. Die Verarbeitung erfolgt in den regelmäßigen Wartungsläufen. Fällige Kontolöschungen werden nach der 30-Tage-Frist verarbeitet; technische Fehler führen zu einem erneuten Bearbeitungsversuch. Gesonderte Weisungen und Betroffenenanfragen werden über tavorinoapp@gmail.com entgegengenommen, der Berechtigung zugeordnet und gemäß den Ziffern 2, 5 und 9 bearbeitet.

Verfügbarkeit und Sicherungskopien

Die primären Anwendungsserver und die produktive PostgreSQL-Datenbank werden in Frankfurt am Main, Deutschland, betrieben. Gesonderte Verarbeitungsorte der Infrastruktur-Anbieter sind in Anlage 3 beschrieben. Für die produktive Datenbank gilt ein Datensicherungsintervall von höchstens 24 Stunden. Sicherungskopien sind spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung zu löschen oder zu überschreiben; eine kürzere Aufbewahrung ist zulässig. Die Sicherungen werden gegen unbefugten Zugriff geschützt und getrennt vom aktiven Datenbestand aufbewahrt. Sicherungsübertragung und gespeicherte Sicherungen sind zu verschlüsseln.

Die erfolgreiche Erstellung der Sicherungen ist täglich zu kontrollieren; Fehler sind zu untersuchen und fehlgeschlagene Sicherungen zeitnah erneut auszuführen. Die Wiederherstellbarkeit ist mindestens einmal pro Kalendermonat und zusätzlich nach wesentlichen Änderungen des Sicherungs- oder Datenbanksystems in einer isolierten Testumgebung zu prüfen. Datum, verwendete Sicherung, Prüfumfang, Ergebnis und Korrekturmaßnahmen sind zu dokumentieren. Testdaten sind nach Abschluss des Tests zu entfernen.

Wiederhergestellte Daten dürfen erst nach erneuter Anwendung zwischenzeitlicher Löschungen und Anonymisierungen wieder regulär verwendet werden. Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung bei Datenverlust oder technischen Störungen. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsnachweise werden getrennt nach den hierfür geltenden Fristen behandelt; die Backup-Aufbewahrung ersetzt diese Pflichten nicht. Einzelheiten und Prüfungsnachweise werden dem Verantwortlichen auf Anfrage bereitgestellt.

Tavorino überprüft die Angemessenheit der Maßnahmen regelmäßig und bei wesentlichen Änderungen oder Sicherheitsvorfällen. Änderungen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten; über wesentliche Änderungen wird der Verantwortliche informiert. Vertraulichkeitsverpflichtungen, beschränkte administrative Zugriffe und die vertragliche Bindung der Unterauftragnehmer ergänzen die technischen Maßnahmen. Eine abweichende Vorgabe des Verantwortlichen wird dokumentiert und vor ihrer Umsetzung auf Rechtmäßigkeit geprüft.

11. Elektronischer Abschluss

Der Verantwortliche nimmt diese AVV bei der Registrierung durch eine gemeinsame Erklärung ausdrücklich zusammen mit den AGB und dieser Unterauftragnehmerliste elektronisch an. Die Erklärung benennt und verlinkt die Dokumente vor dem Absenden. Tavorino speichert die Vertragsversion, den Zeitpunkt, das zugehörige Nutzerkonto und technische Nachweisdaten. Die AVV kann über diese Seite abgerufen und mit der Druckfunktion des Browsers gespeichert werden. Die angenommene Fassung einschließlich aller Anlagen bleibt unter ihrer Versionsnummer abrufbar. Eine spätere Veröffentlichung ändert eine bereits abgeschlossene AVV nicht automatisch.